Wann Hochzeitseinladung verschicken? Zeitplan nach Monaten

Verschickt eure Hochzeitseinladung 8–12 Wochen vor der Hochzeit, oder 3–4 Monate vorher, wenn die meisten Gäste anreisen. Das Save the Date geht früher raus, 6–12 Monate vorher, und die Rückmeldefrist liegt etwa vier Wochen vor dem Tag: So bleiben zwei Wochen, um Location und Caterer die endgültige Gästezahl zu nennen.

Monatstabellen, Sonderfälle, Ratgeber-Empfehlungen und Checkliste folgen unten.

Wann Hochzeitseinladung verschicken? Die kurze Antwort

Plant vom Hochzeitstag zurück:

Viele deutsche Ratgeber nennen 4–6 Monate (warum, steht weiter unten). Sie gehen meist von einer Papierkarte ohne Save the Date aus. Wer ein Save the Date verschickt hat, kommt mit 8–12 Wochen gut aus; das zusätzliche Polster bis Woche 12 kostet nichts und gibt euren Gästen Zeit für Urlaub, Anreise und Babysitter.

Der ganze Zeitplan, von der Verlobung bis zum Tag

Sechs Etappen führen von der Gästeliste zur endgültigen Gästezahl.

12–9 Monate: Gästeliste und Design

Schreibt zuerst die Gästeliste: Jeder spätere Termin hängt an ihr. Für eine digitale Einladung braucht ihr pro Haushalt eine Handynummer oder E-Mail-Adresse, keine Postanschrift. Außerdem:

• Legt Datum, Trauort und Feierlocation fest und wie viele Gäste ihr ungefähr einladen könnt.
• Reserviert den Termin beim Standesamt. Die Anmeldung der Eheschließung ist frühestens sechs Monate vorher möglich, manche Standesämter nehmen aber schon ein Jahr im Voraus eine Reservierung an (dpa, März 2026).
• Entscheidet euch für den Look der Hochzeit, damit Save the Date und Einladung zusammenpassen.
• Klärt eure Sprachen. Spricht die halbe Familie Englisch oder Italienisch, plant das jetzt ein (mehr zur zweisprachigen Hochzeitseinladung).

9–6 Monate: das Save the Date

Verschickt das Save the Date 6–12 Monate vor der Hochzeit, bei einer Hochzeit im Ausland 9–12 Monate vorher. Es braucht nur drei Angaben: eure Namen, das Datum und den Ort, darunter „Einladung folgt“.

Wer ein Save the Date bekommt, muss auch eingeladen werden. Wartet also, bis die Liste steht. Mehr dazu, wann ihr das Save the Date verschicken solltet, Formulierungen in unserem Ratgeber Save the Date Text und den Unterschied der beiden Karten in Save the Date oder Einladung.

Ein Save the Date digital kann exakt zur Einladung passen. Zu jedem Design von Veiloria gibt es das passende Save the Date: Es spielt dieselbe Öffnung wie die Einladung und endet mit euren Namen, dem Datum und dem Ort, dazu ein Button, mit dem eure Gäste den Termin in ihren Kalender eintragen. Hier das Save the Date von Velours:

4–3 Monate: die Einladung fertigstellen

Die Einladung enthält alles, was im Save the Date fehlte. Bevor ihr sie schreiben könnt, braucht ihr:

• Zeiten: Beginn der Trauung, Empfang, Feier und wann der Abend endet, falls Gäste ein Taxi oder einen Shuttle brauchen.
• Orte: die vollständigen Adressen von Standesamt, Kirche oder freier Trauung und Feier, mit Hinweisen zu Parkplätzen.
• Regeln für Gäste: Begleitung, Kinder, Dresscode.
• Organisatorisches: Hotelvorschläge, Anreise, ein Satz zu Geschenken oder Geldgeschenken.
• Eure Rückmeldefrist, berechnet mit den Tabellen unten.

Unsere Checkliste was gehört in die Hochzeitseinladung geht jede Zeile durch, und im Ratgeber Hochzeitseinladung Text findet ihr Formulierungen für jeden Ton. Beginnt jetzt mit der Gestaltung, 4–6 Wochen bevor euer Versandfenster öffnet.

12–8 Wochen: verschicken

Verschickt die Einladung zwischen 12 und 8 Wochen vor der Hochzeit. Je früher im Fenster, desto besser, wenn viele Gäste anreisen, die Hochzeit an einem langen Wochenende liegt oder ihr kein Save the Date verschickt habt.

Schickt sie allen innerhalb von ein, zwei Tagen: Gäste vergleichen.

4 Wochen: die Rückmeldefrist

Setzt die Rückmeldefrist etwa vier Wochen vor die Hochzeit. Dann bleiben zwei Wochen, um bei Nachzüglern nachzufragen, bevor die Location Zahlen braucht. Eine Woche vor der Frist schickt ihr allen, die noch nicht geantwortet haben, eine kurze Erinnerung; Vorlagen dafür findet ihr im Ratgeber zur Rückmeldefrist bei der Hochzeit.

2 Wochen: die endgültige Gästezahl

Caterer und Location wollen die endgültige Gästezahl kurz vor dem Tag; den genauen Termin nennt euer Vertrag. Rechnet von dort zurück: Rückmeldefrist = Termin des Caterers minus zwei Wochen.

Wann ihr verschickt: Monat für Monat

Sucht euren Hochzeitsmonat in den Tabellen: Dort steht, wann Save the Date, Einladung und Rückmeldefrist fällig sind. Die Daten rechnen mit 2027, einem Nichtschaltjahr, und einer Hochzeit am 15.; heiratet ihr am 3., rückt jedes Datum 12 Tage nach vorn, und so weiter. Das Save-the-Date-Fenster beginnt im Jahr vor der Hochzeit.

Hochzeit in der Nähe

Beispiel: Hochzeit am Samstag, 11. September 2027. Das Save the Date geht zwischen dem 11. September 2026 und dem 11. März 2027 raus, die Einladung zwischen dem 19. Juni und dem 17. Juli 2027, die Rückmeldefrist ist der 14. August und die endgültige Gästezahl geht am 28. August an den Caterer. Weil der Versand in die Sommerferien vieler Bundesländer fällt, verschickt ihr am besten gleich am 19. Juni, bevor eure Gäste im Urlaub sind.

Céleste ist um ein Datum herum gebaut: Es zeigt den echten Himmel über eurer Location in eurer Hochzeitsnacht. Seht euch das Design Céleste an oder öffnet die Live-Demo von Céleste auf dem Handy.

Hochzeit im Ausland

Hier rückt jedes Datum nach vorn: Eure Gäste brauchen gültige Pässe, Urlaub, Flüge und Zimmer, und Zimmerkontingente wollen oft früher Zahlen als der Caterer.

Nennt euch das Hotel einen Stichtag, an dem nicht gebuchte Zimmer aus dem Kontingent zurückgehen, legt die Rückmeldefrist mindestens eine Woche davor.

Hochzeitseinladung digital verschicken: Ändert sich der Zeitplan?

Eine digitale Hochzeitseinladung verschickt ihr nach demselben Zeitplan wie eine Papierkarte: 8–12 Wochen vorher, bei einer Hochzeit im Ausland 3–4 Monate. Eure Gäste brauchen genauso lange, um Urlaub zu nehmen und die Kinderbetreuung zu klären. Was sich ändert, ist die Arbeit vor dem Versanddatum.

Druck und Post fallen weg

Papier braucht Druck, Adressieren und Frankieren vor dem Versand, danach Postlaufzeit. Eine digitale Hochzeitseinladung kommt nach dem Versenden in Sekunden an:

• Keine Adressen sammeln. Eine Handynummer oder E-Mail-Adresse genügt.
• Alle bekommen sie am selben Tag, auch die Gäste im Ausland.
• Änderungen bedeuten keinen Neudruck. Verschiebt sich die Trauung um eine halbe Stunde, ändert sich die Einladung unter demselben Link.

Die Rückmeldung steckt in der Einladung selbst, die Antworten kommen also an, während eure Gäste sie öffnen: mehr zur digitalen Hochzeitseinladung mit Rückmeldung.

Verschicken oder persönlich übergeben?

In vielen Familien gehört es dazu, Großeltern und Paten die Einladung persönlich zu bringen. Das geht auch mit einer digitalen Einladung: Für jede Veiloria-Einladung gibt es einen QR-Code zum Ausdrucken, der sie öffnet. Übergebt die Einladungen persönlich in derselben Woche, in der ihr die übrigen verschickt.

Die Gestaltung bleibt: 7–14 Tage plus eure Korrekturrunden

Das Versanddatum bestimmen eure Gäste, den Starttermin eure Gestaltung. Bei Essential/Premium kommt der erste Entwurf nach 7–14 Tagen ab vollständigen Angaben; Bespoke folgt dem vereinbarten Zeitplan. Ihr prüft ihn privat und schickt eure Anmerkungen in Runden: 2 Korrekturrunden bei Essential, 4 bei Premium, 7 bei Bespoke. Kein Gast sieht etwas, bevor ihr es freigebt.

Rechnet also vom Versanddatum zurück:

1. Versanddatum (8–12 Wochen vor der Hochzeit).
2. Minus 1 Woche Puffer für einen letzten Blick.
3. Minus ein, zwei Wochen für eure Korrekturrunden (die Zeit, in der wir auf eure Anmerkungen warten, zählt nicht zu den 7–14 Tagen).
4. Minus 7–14 Tage für den ersten Entwurf, plus ein paar Tage, um eure Angaben zusammenzutragen.

Damit beginnt ihr etwa 4–6 Wochen vor dem Versanddatum. Seid ihr schon darüber, liefert Express in 1–4 Tagen bei Essential und Premium (+99 US-Dollar oder der Gegenwert in eurer Währung); Bespoke folgt einem eigenen, gemeinsam abgestimmten Zeitplan.

Hochzeit im Ausland und Gäste mit weiter Anreise

Bei einer Hochzeit im Ausland verschickt ihr das Save the Date 9–12 Monate und die Einladung 3–4 Monate vorher, mit einer Rückmeldefrist etwa sechs Wochen vor dem Tag. Eure Gäste treffen eine größere Entscheidung: vielleicht einen neuen Reisepass, ein Visum, wo nötig, Urlaubstage, Flüge und ein Hotel.

Drei Dinge lohnen sich anders zu machen:

• Die Anreise zuerst. Nächster Flughafen, Transfer, Zimmerkontingent und sein Stichtag gehören in die Einladung, nicht in eine spätere Mail.
• In den Sprachen eurer Gäste schreiben. Heiratet ihr in der Toskana und die Hälfte der Gäste kommt aus Italien, spart eine Einladung, die jeder in seiner Sprache liest, eine Runde Rückfragen.
• Das ganze Wochenende auf einmal planen. Polterabend, Willkommensabend oder Brunch am Sonntag brauchen eigene Rückmeldungen; wie ihr das aufbaut, zeigt unser Ratgeber Einladung zu Polterabend und Hochzeit.

Fliegt bei einer Hochzeit in Deutschland ein Drittel der Gäste von einem anderen Kontinent ein, nehmt für alle die Daten der Hochzeit im Ausland. Formulierungen und Inhalte findet ihr im Ratgeber Hochzeit im Ausland: die Einladung.

Kurze Verlobung: drei Monate oder weniger

Bei drei Monaten oder weniger lasst ihr das separate Save the Date weg, verschickt die Einladung, sobald die Details stehen, und verkürzt die Frist für die Rückmeldung. Eine kurze Verlobung ist völlig in Ordnung; die Schritte rücken nur enger zusammen.

Bei weniger als acht Wochen übernimmt eine kurze Nachricht am Tag, an dem der Termin feststeht, die Aufgabe des Save the Date:

Wir heiraten am 12. Juni in Lindau am Bodensee. Haltet euch den Tag frei, die Einladung kommt nächste Woche.

Lange Wochenenden, Ferien und Hauptsaison

Liegt eure Hochzeit an einem langen Wochenende oder in der Hauptsaison, verschickt die Einladung am 12-Wochen-Ende des Fensters und das Save the Date am 12-Monats-Ende. Solche Wochenenden planen Gäste früh, und Hotels in der Nähe beliebter Locations sind schnell ausgebucht.

Gemeint sind Ostern, der 1. Mai, Christi Himmelfahrt und Pfingsten, Fronleichnam in einigen Bundesländern, der 3. Oktober und jede Hochzeit mit Brückentag. Dazu kommen die Hauptsaison von Mai bis September, die Sommerferien eures Bundeslands und Ereignisse, die die Hotels vor Ort füllen: eine Messe, ein Weinfest, der Karneval oder das Oktoberfest.

Achtet auch darauf, wann die Einladung ankommt. Verschickt sie nicht zwischen den Jahren und nicht am ersten Ferienwochenende, wenn Nachrichten zwischen Familienplänen und Urlaubsfotos untergehen. Die Spalte „Darauf achten“ oben markiert die Klippen jedes Monats.

Gibt es zu früh oder zu spät?

Mehr als 4 Monate vorher ist für eine Einladung früh (das ist die Zeit des Save the Date); weniger als 6 Wochen ist so spät, dass ihr zusätzlich anrufen solltet.

Sind 3 Monate zu früh?

Nein: Drei Monate sind der richtige Zeitpunkt für eine Hochzeit im Ausland, ein langes Wochenende oder eine Gästeliste mit weiter Anreise. Bei einer Hochzeit in der Nähe ist es der frühe Rand des Fensters, und genau das, was viele deutsche Ratgeber nach einem Save the Date empfehlen. Das einzige Risiko: Gäste vergessen zu antworten. Schickt deshalb eine Woche vor der Rückmeldefrist eine Erinnerung.

Sind 10 Monate zu früh?

Für die Einladung sind zehn Monate zu früh, für das Save the Date genau richtig. Zehn Monate vorher stehen Uhrzeiten, Menü und Hotels selten fest, und eure Gäste können so weit im Voraus kaum verbindlich zusagen. Verschickt jetzt das Save the Date und die vollständige Einladung 8–12 Wochen vor der Hochzeit.

Weniger als 6 Wochen: Was tun?

Verschickt sie heute, ruft die wichtigsten Menschen an und legt die Rückmeldefrist auf 2–3 Wochen vor die Hochzeit. Eine späte Einladung ist nicht unhöflich, wenn ihr die kurze Frist ansprecht und das Antworten leicht macht.

1. Ruft die engste Familie und eure Trauzeugen an oder schreibt ihnen, bevor die Einladung ankommt.
2. Verschickt die Einladung digital, an alle am selben Tag.
3. Schreibt einen Satz dazu, etwa: „Wir wissen, dass es kurzfristig ist, und würden uns trotzdem sehr freuen, wenn ihr dabei seid.“
4. Legt die Rückmeldefrist auf 2–3 Wochen vor die Hochzeit und sagt dem Caterer, dass die Zahlen etwas später kommen.
5. Fragt nach einer Woche persönlich bei allen nach, die noch nicht geantwortet haben.

Was ist die 30-5-Regel bei Hochzeiten?

Die 30-5-Regel stammt aus englischsprachigen Ratgebern, wird dort unterschiedlich verwendet und hat mit Einladungen nichts zu tun. Wer danach sucht, findet drei Bedeutungen, jeweils von einem Hochzeitsdienstleister (geprüft am 19. Oktober 2026):

Am Hochzeitstag selbst ist der Zeitpuffer am nützlichsten: Ankleiden, Fotos und der Weg vom Standesamt zur Feier dauern länger als gedacht.

Für die Einladung lohnt sich eine andere Faustregel: 12-8-4-2. Versand zwischen Woche 12 und 8, Rückmeldefrist in Woche 4, endgültige Gästezahl in Woche 2.

Was deutsche Ratgeber empfehlen

Deutsche Ratgeber nennen für die Einladung meist 4–6 Monate, nach einem Save the Date 3–4 Monate; US-Ratgeber gehen mit 6–8 Wochen deutlich später. So sehen die Empfehlungen nebeneinander aus, geprüft am 19. Oktober 2026:

Die Spanne kommt aus den Annahmen. Die deutschen Empfehlungen stammen aus der Welt der Papierkarte, die gedruckt, adressiert und per Post verschickt wird, oft ohne Save the Date; die amerikanischen 6–8 Wochen setzen ein Save the Date und Gäste in der Nähe voraus. Wo zwei Angaben auseinandergehen, nehmt die frühere. Erwartet eure Familie die Einladung traditionell früher, sind drei Monate nie falsch.

Eure Checkliste zum Countdown

Schreibt diese Liste ab und tragt die Daten aus den Tabellen oben ein.

12–9 Monate

• Locations buchen, Termin beim Standesamt reservieren
• Gästeliste mit einer Handynummer oder E-Mail-Adresse pro Haushalt anlegen
• Sprachen festlegen und das Design wählen

9–6 Monate (9–12 bei einer Hochzeit im Ausland)

• Gästeliste abschließen: Wer darauf steht, wird eingeladen
• Das Save the Date verschicken
• Ehe beim Standesamt anmelden, sobald es möglich ist (frühestens 6 Monate vorher)

4–3 Monate

• Zeiten, Adressen, Dresscode, Begleitung und Kinder klären
• Rückmeldefrist festlegen: Termin des Caterers minus 2 Wochen
• Text schreiben und die Gestaltung beginnen, 4–6 Wochen vor dem Versand

12–8 Wochen (4–3 Monate bei einer Hochzeit im Ausland)

• Entwurf freigeben und an alle Haushalte innerhalb von ein, zwei Tagen verschicken

5 Wochen

• Eine Erinnerung an alle, die noch nicht geantwortet haben

4 Wochen (6 bei einer Hochzeit im Ausland)

• Rückmeldefrist: alle anrufen, die noch fehlen

2 Wochen

• Endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche an den Caterer; geänderte Zeiten aktualisieren

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Quellen

• dpa Themenwelten, „So plant Ihr die perfekte Hochzeit“, erschienen in der Rheinpfalz (31. März 2026): rheinpfalz.de, geprüft am 19. Oktober 2026
• Stuttgarter Zeitung, „Hochzeitseinladungen gestalten und versenden“ (14. Februar 2025): stuttgarter-zeitung.de, geprüft am 19. Oktober 2026
• familienleben.ch, „Hochzeit: Einladungen gestalten“ (aktualisiert 3. Mai 2024): familienleben.ch, geprüft am 19. Oktober 2026
• Zola, „When Should You Send Out Your Wedding Invitations?“ (aktualisiert 24. September 2025): zola.com, geprüft am 19. Oktober 2026
• Evite (8. Dezember 2023): evite.com, geprüft am 19. Oktober 2026
• The Venue at Lenoir City (25. September 2025): venuelc.com, geprüft am 19. Oktober 2026
• Slightly Unusual (11. Dezember 2025): slightlyunusual.co.uk, geprüft am 19. Oktober 2026
• Leslie Stationery Store (April 2025): lesliestore.com, geprüft am 19. Oktober 2026

Häufige Fragen